Архивный отдел МКУ округа Муром «Организационное управление»
Почтовый адрес и местонахождение архивного отдела: 602267, Владимирская область, город Муром, ул.Мечникова, 11а. Телефон 8 (49234) 3-20-57. Электронный адрес архивного отдела: archive@murom.info.
Отдел является структурным подразделением МКУ округа Муром «Организационное управление» без статуса юридического лица, пользуется печатью МКУ округа Муром «Организационное управление» в установленном порядке, имеет бланки и печать со своим наименованием.
Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и ее субъекта, Уставом муниципального образования, постановлениями и распоряжениями Главы округа Муром, Уставом МКУ, распоряжениями и приказами директора МКУ, а также нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, отдела управления архивами Департамента юстиции Владимирской области, Положением об архивном отделе.
Задачи и функции
Основными задачами и функциями отдела являются:
Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов органов местного самоуправления, муниципальных учреждений;
Решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.
По хранению документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, относящихся к муниципальной собственности округа Муром:
— осуществление комплекса мероприятий по созданию нормативных условий хранения архивных фондов и архивных документов в соответствии с установленными правилами;
— организация рационального размещения архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием;
— в установленном порядке проведение проверки наличия и состояния архивных документов и организация поиска необнаруженных документов.
По комплектованию документами учреждений, организаций, предприятий в соответствии с действующим законодательством:
— составление списков организаций — источников комплектования архивных фондов, проведение работы по их уточнению;
— прием архивных документов от организаций — источников комплектования и ликвидированных муниципальных учреждений, организаций, предприятий;
— проверка в установленном порядке состояния хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях — источниках комплектования архива, порядок их отбора и передачи на постоянное хранение;
— осуществление взаимодействия с делопроизводственными, архивными и экспертными службами организаций — источников комплектования, оказание им методической и практической помощи:
а) по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их на постоянное хранение;
б) по отбору документов по личному составу и подготовке их на долговременное хранение;
в) по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении.
По организации в установленном порядке учета архивных документов и ведению учетной документации:
— осуществление учета архивных документов, описей дел документов, находящихся на хранении в Казенном учреждении;
— создание базы данных с учетом потребностей, создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архива;
— проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Казенном учреждении;
— осуществление паспортизации архивов организаций — источников комплектования;
— согласование номенклатуры дел организаций – источников комплектования;
— рассмотрение и согласование положения о ведомственных архивах.
По использованию архивных документов:
— в соответствии с законодательством обеспечение доступа к архивным документам путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет;
— информирование в пределах своей компетенции о составе и содержании архивных документов Казенного учреждения;
— в установленном порядке осуществление подготовки ответов на запросы государственных органов власти, органов местного самоуправления, юридических и физических лиц;
— предоставление государственным органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивной информации и заверенных копий архивных документов;
— обеспечение использования архивных документов Казенного учреждения в социально-экономических, научных и культурно-просветительских целях, на выставках, в средствах массовой информации;
— предоставление пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки, копии архивных документов и выписки из них.
Начальник архивного отдела
Ковалева Светлана Борисовна
Задачи:
- Руководство деятельностью отдела и выполнение на основе Положения об архивном отделе всех направлений его деятельности, обеспечивающих сохранность документов Государственного архивного фонда Российской Федерации, организацию комплектования и использования документов архивного отдела и архива документов по личному составу;
- Организационно-методическое руководство работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве предприятий, учреждений и организаций;
- Организация приема граждан, выдача в установленном порядке учреждениям и гражданам справок по документам, хранящимся в архивном отделе.
- Ведение программного комплекса (ПК) «Архивный фонд» с целью государственного учета, информационной поддержки и обеспечения сохранности архивных документов, создания научно-справочного аппарата к архивным документам в архивном отделе.
Старший архивариус архивного отдела
Прохорова Людмила Сергеевна
Задачи:
- Прием граждан и заявлений, исполнение, выдача справок о трудовой деятельности;
- Прием документов по личному составу от ликвидированных, приватизируемых, реорганизуемых организаций (при отсутствии правопреемника);
- Консультация заинтересованных лиц о составе и содержании документов архива по личному составу;
- Проведение работы по установлению местонахождения документов по личному составу, не принятых в архив, и информирование об этом граждан и заинтересованных учреждений;
- Взаимодействие со специалистами Управления пенсионного фонда, конкурсными управляющими.
Старший архивариус архивного отдела
Зайцева Елена Викторовна
Задачи:
- Прием граждан и заявлений, исполнение, выдача справок по документам органов местного самоуправления округа Муром;
- Прием документов постоянного срока хранения в архивный отдел от учреждений;
- Прием документов по личному составу от ликвидированных, приватизируемых, реорганизуемых организаций (при отсутствии правопреемника);
- Ведение делопроизводства в архиве;
- Обеспечение сохранности документов и их рациональное размещение в архивохранилище;
- Проверка наличия и физического состояния документов;
- Взаимодействие со специалистами Управления пенсионного фонда, конкурсными управляющими.
Главный специалист по ведению архивного дела в районе
Савельева Наталья Николаевна
Задачи:
- Прием граждан и заявлений, исполнение, выдача справок по документам органов местного самоуправления Муромского района;
- Прием документов постоянного срока хранения в архивный отдел от учреждений Муромского района;
- Прием документов по личному составу от ликвидированных, приватизируемых, реорганизуемых организаций (при отсутствии правопреемника) Муромского района;
- Ведение делопроизводства в архиве;
- Обеспечение сохранности документов и их рациональное размещение в архивохранилище;
- Проверка наличия и физического состояния документов;
- Взаимодействие со специалистами Управления пенсионного фонда, конкурсными управляющими.
Специалист 1 категории архивного отдела
Задачи:
- Прием граждан и заявлений, исполнение, выдача справок о заработной плате;
- Обеспечение сохранности документов по личному составу и их использование в целях социально-правовой защиты граждан.
- Консультация заинтересованных лиц о составе и содержании документов архива по личному составу
Архивариус архивного отдела
Каракозова Елизавета Сергеевна
Задачи:
- Прием граждан и заявлений, исполнение, выдача справок о трудовой деятельности;
- Прием документов по личному составу от ликвидированных, приватизируемых, реорганизуемых организаций (при отсутствии правопреемника);
- Консультация заинтересованных лиц о составе и содержании документов архива по личному составу;
- Проведение работы по установлению местонахождения документов по личному составу, не принятых в архив, и информирование об этом граждан и заинтересованных учреждений;
- Взаимодействие со специалистами Управления пенсионного фонда, конкурсными управляющими.
